De nya och digitala arbetssätten som vi lärde oss under pandemin kommer att finnas kvar och utvecklas. De senaste åren har digitaliseringen tagit ett jättekliv framåt, gamla rutiner och processer har ersatts av nya som både är snabbare och mer effektiva. Signering av dokument är ett väldigt bra exempel.
Att skicka avtalet elektroniskt via mejl eller SMS är mer likt att du själv går och lämnar avtalet direkt i handen på mottagaren. Du vet med säkerhet att avtalet kommit fram till rätt person. Mottagaren kan granska avtalet direkt i sin dator, mobil eller surfplatta innan innan hen skriver under. Hela signeringsprocessen sker i webbläsaren och det tar bara någon minut tills allt är färdigt till ett billigt pris som är skonsamt för miljön.
Elektronisk signering ger inte bara snabbare avslut när ett avtal ska slutas, det är även bekvämt och säkert för både den som skickar och för de som ska signera.
Automatisering – snabbt, säkert och effektivt
När du skickar en inbjudan till signering med mejl eller SMS går det inte bara snabbare, det minskar också risken att brevet försvinner i postsorteringen, det har vi ju alla varit med om.
Det blir också möjligt att automatisera vissa processer, kanske CRM-systemet kan skapa upp avtalet och skicka det direkt när du klickar på en knapp? Det kanske även kan ta emot och spara det signerade dokumentet på rätt plats direkt, och skicka en notis till dig om att allt är klart.
Påminnelser till mottagaren, om de glömt bort att signera, behöver inte du hålla koll på, det sköter systemet automatiskt, så har du tid över till viktigare saker.
Rättsligt bindande
Elektroniska signaturer är juridiskt bindande i nästan alla sammanhang, svensk lag innehåller mycket få begränsningar för när de kan användas. Den juridiska statusen beror bland annat på hur säker identifieringen är av den som signerat. Identifiering och signering med BankID kan anses säkrare än en vanlig handskriven signatur som inte är bevittnad.
Det finns fortfarande mottagare som inte kan, eller har rutiner, att hantera elektroniska signerade dokument. Många gånger är det kopplat till myndighetsutövning. Den finns också juridiska handlingar som idag har formkrav som inte elektronisk signering möter, bl a testamente och överlåtelse av fast egendom. Inom de här områdena har höjts röster om förändring och modernisering för att acceptera elektronisk signering.
