Frihet under ansvar på rätt sätt

Hur styr man en distansorganisation? Hur ska arbetet läggas upp för att främja effektivitet och utveckling hos medarbetarna? Pleo går igenom hur du förvandlar idén om sann frihet under ansvar till verklighet – och undviker fallgroparna.

Olika verksamheter har förstås varierande möjligheter att ge sina medarbetare en friare arbetsvardag, men där chansen finns är den värd att erbjuda och båda parter har mycket att vinna.

Hitta den optimala arbetsplatsen

Undersökningar visar att vi inte bara vill fortsätta jobba hemma efter pandemins slut, vi vill kunna välja fritt var vi ska jobba. Det finns inget facit som berättar vilken arbetsplats som är mest effektiv, men som arbetsgivare kan du underlätta genom att främja flexibilitet. Om du vill att medarbetarna ska prestera optimalt är det rimligt att de själva får bestämma varifrån de ska jobba.

Utnyttja de effektiva timmarna

Det säger sig självt – en nattuggla som tvingas gå till jobbet halv åtta på morgonen presterar inte lika bra på förmiddagen som den som alltid vaknar med ett leende på läpparna. Framåt kvällen däremot, när den morgonpigga fortfarande inte repat sig från efter tre-dippen, får kvällsmänniskan ny energi.

Låt medarbetarna jobba under sina mest effektiva timmar så får du nöjdare och mer produktiv personal.

Prioritera rätt

Glöm inte bort att du en gång i tiden litade tillräckligt mycket på dina medarbetare för att anställa dem. Se över vilka kontrollrutiner du kan hoppa över. Istället för att skriva en lista över vad som ska göras, kan du till exempel lägga upp en struktur för hur arbetsuppgifter bör prioriteras. Då underlättar du för medarbetarna att lägga upp sina egna scheman, samtidigt som du frigör viktig tid till din egen arbetsdag.

Aktiv kontroll kräver onödigt mycket resurser. En bättre lösning kan vara att jobba med spårbarhet. Om något mot förmodan inte verkar stå rätt till, ska det vara enkelt att gå tillbaka och ta reda på vad som hänt.

Kommunicera mera

Det som håller idén om frihet under ansvar flytande stavas kommunikation. För att konceptet ska fungera krävs det att både arbetsgivare och medarbetare känner till förväntningarna på både frihets- och ansvarsdelen.

Exempel på vanliga tillfällen då bristfällig kommunikation kan leda till problem är till exempel när:

• kollegor behöver ha tag på varandra, men jobbar olika tider
• tid för utbildning och inspiration behövs – hur mycket vågar man sitta och läsa på nätet?
• medarbetare snabbt behöver köpa något i jobbet – vad är ok?

Kommunicera vilka förväntningar företaget har på medarbetarna när det gäller schema, tillgänglighet, prestation, flexibilitet, förmåner och inköp. Lyssna också in vilka förväntningar medarbetarna har på företaget.

Struktur är alltid viktigt i arbetslivet, men på arbetsplatser där distansjobb och fria arbetstider förekommer är det en nödvändighet. Målet är inte att skapa en arbetsplats som sköter sig själv. Det handlar om att visa tillit till medarbetarnas förmåga att själva styra sin arbetsdag, och tillhandahålla stöd och verktyg som får dem att prestera. Att peka ut vägen och röja hindren.

För Pleo är det här en hjärtefråga som genomsyrar både hur vi jobbar och vår produkt.