5 SKÄL ATT DIGITALISERA BYRÅNS KYC-PROCESS​

Lagstiftningen kräver idag att redovisnings- och revisonsbyråer genomför KYC (Know Your Customer, eller kundkännedom) varje år. Det innebär att ni både behöver göra en övergripande riskbedömning av hela byråns verksamhet samt kontrollera varje kund årligen.

Att digitalisera KYC-processen kan både förenkla och spara tid för byrån. Samtidigt ser ni till att lagstiftningen följs, undviker dyra böter och dåligt rykte. Här ger vi er fem goda skäl att digitalisera byråns KYC-process.

Så säger lagstiftningen om KYC
KYC står för Know Your Customer, eller kundkännedom och inbegriper bland annat kontroll av PEP (politiskt exponerad person) och AML (anti-penningtvätt). Regelverket syftar till att förhindra att företag utnyttjas för penningtvätt och terrorismfinansiering och det är byråns ansvar att:

1. Årligen göra en allmän riskbedömning av den egna verksamheten.
2. Årligen dokumentera kundkännedom, vem/vilka som kontrollerar företaget och riskkvalificera kunderna.
3. Fortlöpande utbilda personal i regelverket.
4. Ha rutiner för att upptäcka och förhindra penningtvätt och terrorismfinansiering.
5. Rapportera misstänkta beteenden till Finanspolisen.

Spara tid genom att digitalisera KYC-processen
Genom att hantera KYC-processen för byråns kunder digitalt automatiserar och förenklar ni hela förfarandet och sparar mycket administrativ tid jämfört med manuell hantering av KYC.

Så här kan en helt digital KYC-process se ut:

1. Automatisk kontroll av bolagsuppgifter, PEP och AML.
2. Kunden bekräftar bolagsuppgifterna digitalt.
3. Kunden besvarar ett antal standardfrågor.
4. Byrån besvarar själva ett antal frågor, gör en riskbedömning av kunden och motiverar sin bedömning.
5. KYC:n signeras och all dokumentation sparas digitalt.

Genom att alla steg görs digitalt går det direkt ut automatiska påminnelser när kunden eller byrån passerat deadline. Det är också snabbt och enkelt att ta ut en riskanalysrapport som både ger en överblick över statusen för KYC för byråns samtliga kunder och hjälper till med den sammanlagda riskbedömningen av byråns verksamhet.

”En helt digital process med en automatiserad checklista för kundkännedom gör det enkelt och tydligt att fastställa risken i kundrelationen baserat på FAR:s, SRF:s och Länsstyrelsens krav och normer”, säger Lars Lejdborg, Partner Manager på Accountec.

5 fördelar med ett digitalt workflow för KYC

1. Smart och tidsbesparande – inget behov av att söka information och dokumentera manuellt.
2. Direkta kopplingar till register för kontroll – Bolagsverket, globala sanktionsregister och PEP-register.
3. Sparar tid och höjer kvaliteten genom att låta kunden bidra i processen via färdiga frågeformulär och förifyllda checkboxar.
4. Slipper krångel med vidimerade ID-handlingar när legitimering kan göras digitalt med BankId.
5. Ger bättre kontroll och översikt över status för samtliga kunder då all dokumentation sparas direkt på rätt ställe, helt digitalt.

Med en digital KYC-process får ni som byrå full kontroll på alla era kunder och kan fullfölja kundkännedomsdokumentation och riskklassificering i enlighet med de lagkrav som ställs på redovisnings- och revisionsbyråer.