Digitala verktyg som automatiserar pappersarbetet

Text: Johan Åsbrink, Designer, Trinax

Digitaliseringens entré på den svenska arbetsmarknaden är sedan länge ett faktum. Utvecklingen går snabbt framåt och varje år dyker det upp nya verktyg som effektiviserar tidigare analoga processer. Vi rör oss bort från pappershantering och fysiska artefakter och går mot molnbaserade lösningar ur både miljö- och säkerhetsperspektiv.

CRM-system och intranät har hjälpt många företag att samla både kunder, leads, offerter, avtal och ordrar på ett och samma digitala ställe. Dessa redskap underlättar hela säljflödet samtidigt som man minimerar risken för dataförlust. På samma sätt har tid- och projekthanteringssystem tillsammans med elektroniska personalliggare sett till att in- och utstämpling på arbetsplatser och administration av underlag blivit enklare och tryggare i enlighet med Skatteverkets regler och krav.

Ett av de senaste verktygen på marknaden tar dock digitaliseringen av leverantörsfakturor till nästa nivå. Det finns nu nämligen tjänster med tekniker baserade på Artificiell Intelligens (AI) och maskininlärning för att tolka leverantörsfakturor automatiskt. Det innebär att det manuella arbetet att kontrollera en faktura rad för rad som i snitt tar runt sju minuter, nu kan utföras av en ”robot” på mindre än 60 sekunder.

Tolkningen går att göra oavsett om fakturan är i pappersformat, PDF eller e-faktura. Processen inleds med en skanning som man antingen kan utföra själv eller få hjälp med externt. Därefter tolkas fakturans information, på huvud- eller radnivå. Om leverantören matchas mot ett befintligt register så används tidigare lärdom, annars byggs kunskap upp till nästa gång. Tjänsten är med andra ord självlärande, vilket innebär att tolkningen blir mer effektiv över tid, både vad det gäller snabbhet och träffsäkerhet.

Genom att integrera dessa tolkningstjänster med andra system så kan man få till ett oerhört kontrollerat och effektivt arbetssätt med leverantörsfakturor. Det går nämligen att koppla på avancerade attestflöden i flera steg med olika attestanter per arbetsorder, per leverantör eller per referensperson. Personerna går att arrangera i precis den ordning man önskar, med ersättare vid eventuell frånvaro. Statusindikatorerna genom hela processen – från skanning till bokföring – ser till att inga fakturor faller mellan stolarna.

Att röra sig mot digitala, automatiserade processer med e-fakturor är rätt väg att gå ur ett hållbarhetsperspektiv. Dels minskar det pappersanvändningen och därmed belastningen på miljön. Det samlar även all data på ett ställe, vilket bäddar för full kontroll, tillgänglighet och uppföljning. Den effektiva resan från början till slut minimerar dessutom det manuella arbetet och kan resultera i besparande av både tid och pengar.

Dela i sociala medier

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Scroll to Top