Som chef eller företagsledare vill du veta att dina medarbetare mår bra och presterar på jobbet. Tidrapportering ger dig koll på prestationerna, men skapar också bättre förutsättningar för välmående.
Vi har samlat sex tips för att öka affärsnyttan för din organisations tidrapportering.
Bli bättre på att estimera tid i offerter
I offertstadiet avgörs ofta ett projekts möjlighet till lönsamhet. Visst kan man ”jobba ikapp” en snävt uträknad budget med övertid och genvägar, men det leder snabbt till uttröttade medarbetare och missnöjda kunder. En ambitiöst och noggrant ifylld tidrapport ger värdefulla insikter till nästa offert och eventuella misstag kan då korrigeras.
Kombinera med verktyg för projektuppföljning och resursplanering
En bra resursplanering kan minska stress vid arbetstoppar och även synliggöra låg beläggning framåt i tiden. En förutsättning för att planeringen ska hålla är, förutom noggrann tidrapportering, att genomförda projekt följs upp och utvärderas. Hela processen blir som mest smidig och effektiv när projektuppföljning, resursplanering och tidrapportering kan ske i samma verktyg och gränssnitt.
En tom tidrapport är också en rapport
Får du in tomma eller uppenbart slarvigt ifyllda tidrapporter i slutet av månaden? Det kan förstås betyda att de personerna behöver en vänlig spark i baken eller kanske till och med en tillsägning. Men det kan också betyda att de har för hög arbetsbelastning eller för spretiga arbetsuppgifter. Tidrapportering och annan jobbrelaterad administration ska kunna skötas på arbetstid.
Glöm inte att registrera den interna tiden i varje tidrapport
Som konsultbolag, där affärsidén är att sälja konsulttimmar, hamnar fokus lätt på debiterbara timmar. I arbetet med kund finns ofta effektiva processer och full koll på tidsåtgång och resultat. Interna projekt görs ”när tid finns” och utan planering. Därför hittar man inte sällan de största tidstjuvarna där. Kanske har den där uppdateringen av företagets webbplats eller säljpresentationen större chans att bli klar om vi vet mer exakt hur mycket tid som borde avsättas?
Fakturera för allt som görs
Ett vanligt problem när företag säljer tjänster på timbasis är registrering av kortare uppgifter. När fokus ligger på att hjälpa kunden kan enstaka småuppgifter kännas onödiga eller tidskrävande att registrera, men det är tid som går och bör rapporteras. Forskning visar även att tid går till spillo varje gång du byter arbetsuppgift, vilket gör det ännu mer viktigt att rapportera det som går att debitera.
Hitta rätt sätt att ta betalt
I moderna system för tidrapportering kan du ta fram rapporter som ger dig som företagsledare eller produktägare värdefull information för hur du bäst tar betalt för produkter och tjänster. I rapporten kan du exempelvis jämföra tidsåtgången på liknande projekt och se vilken person eller grupp som varit mest effektiv. När du vet vilka projekt som kan göras tidseffektivt kan du öka marginalen i projektet genom att ta betalt med en fast avgift istället för per timme.
