Hur byråns tillväxt blir en tidsfråga

När jag berättar att en byrås lönsamhet till stor del ligger i vilka system de använder får jag ofta en tveksam rynkning på näsan tillbaka. När jag sedan utvecklar påståendet och berättar om hur våra partners praktiskt använder system för att få nöjdare kunder, medarbetare och ledning tystnar fnysningen. Smidigheten i att ett system kan ge tre vinnare kanske låter ganska lockande ändå.

Gör inte samma misstag som alla andra
Ett av de största misstagen som görs när man vill öka byråns tillväxt att anställa fler konsulter. Under mina tre år som jag arbetat med att öka byråers lönsamhet har jag oräkneligt många gånger stött på metoden att anställa fler konsulter. Min rekommendation är att skippa det. En nyanställning är ett misstag därför att byrån lämnar ifrån sig kontrollen och satsar på förhoppningar istället för fakta. Antagandet att nästa person som kommer in kommer att kunna hålla den tillväxtnivå som byrån önskar är orimlig. Ett innehållsrikt CV och en omfattande anställningsprocess kan ge känslan av att man hittat rätt person, men det är ingen garanti. Kanske har man anpassat interna arbetsrutiner innan den nyanställde konsulten börjar, men oftast tar man in en person på rena förhoppningar eftersom man inte har förberett inför tillväxtsatsningen. Riskerna med detta är oftast inte värd chansningen.

Satsa på att lyckas
Istället för att riskera tillväxten vill jag säkra den med en strategi som minskar byråns beroendeställning till varje konsult och skapar förutsättningar för alla konsulter att prestera bättre. Standardisering av arbetet är ett effektivt sätt att ge varje konsult rätt verktyg för att lyckas. När alla kunder har samma system för tidrapportering, lön och fakturering kan alla konsulter hantera alla byråns kunder. Dessutom får byrån en chans att se vilka konsulter som presterar enligt den nivå som krävs för att öka tillväxten. Standardisering frigör också mer tid från varje konsults administrativa uppgifter, som då kan användas till att stärka relationen till kunderna. När rutinerna optimerats och arbetsprocesserna blir klarare, blir det enklare att skjutsa nyanställda konsulter in i en lönsam arbetsspiral.

Tips för att öka lönsamheten
När jag presenterat QBIS standardiseringsstrategi brukar jag se ett par klara ögon med tillhörande förhöjda ögonbryn som avslöjar att de insett logiken i hur vi arbetar. Jag hoppas att samma reaktion har skapats på andra sidan skärmen nu också. I så fall är du välkommen att kontakta mig så kan vi prata mer. Om du är fortsatt tveksam vill jag ändå ge dig några tips som kan visa sig värdefulla för att öka tillväxten och ge nöjdare kunder:

• Prioritera er tillväxt – granska era rutiner och skapa en strategi för att växa.
• Minska beroendeställningen till enskilda konsulter – det handlar inte om att minska behovet av de, utan att skapa transparens som tillåter byrån att växa och ge konsulten en chans att känna sig värdefull genom prestationer.
• Digitalisera administrationen för kunderna – det gynnas alla inblandade eftersom det minskar manuella fel.
• Automatisera processerna – spara tid för era konsulter och hjälp dem använda tiden till att bygga starkare relationer till kunderna istället.