Motarbeta inte din hjärna

Ingrid Hegg

Ingrid Hegg, effektivitetsexpert

Effektivitetsexperten Ingrid Hegg berättar hur vi kan få mer gjort utan att arbeta mer. Med moderna planeringsverktyg och kunskaper om hur hjärnan fungerar, går det att hitta balans i arbetslivet.

De flesta av oss har hört om olika sätt att arbeta som gör allt bättre och enklare. Ofta har vi då tänkt att det där borde vi ta tag i så fort vi är klara med det vi gör just nu. Och så rullar det på. Men det är värt så mycket att ge sig själv tiden att fundera över vad vi gör, anser effektivitetsexperten Ingrid Hegg, som utbildar och föreläser i personlig effektivitet och time management.

– Jag har äldre personer som kommer till mina kurser, och som nästan blir arga för att de inte lärt sig de här sakerna tidigare. Att skapa hållbara vanor i arbetslivet gör att vi presterar bättre, och blir mindre stressade både på jobbet och i livet.

Ingrid Hegg lever som hon lär. I mitten av 90-talet stod hon plötsligt ensam med tre barn, mitt i en hektisk karriär som marknadsförare. I samma veva gick hon en kurs personlig effektivitet, som hjälpte henne att få struktur på livet.

Stenåldershjärnan i kontorslandskapet
– Idag har vi betydligt lättare att strukturera oss. Med moderna planeringsverktyg blir jobbet både enklare och roligare. Vi vet också mycket mer om hur hjärnan fungerar.

Till exempel är vår hjärna programmerad att uppfatta varningar. Det är användbart i djungeln, men att få ett adrenalinpåslag varje gång kalendern eller mobilen blippar är otroligt ineffektivt.

– Det kan ta upp till 20 minuter att återfå koncentrationen efter ett avbrott, säger Ingrid Hegg. Det kan vara någon som pratar, prassel eller en avisering. Stäng av allt sådant när du behöver koncentrerad dig.

Tills nyligen sökte många arbetsgivare jonglörer som kunde hålla många arbetsuppgifter i luften samtidigt. Med det är lika ineffektivt som att bli avbruten.

– Hjärnan kan hantera en process i taget. Skriv en lista med uppgifter och beta av en sak i taget, innan du börjar med nästa.

Vår hjärna är också programmerad för att vi ska hjälpa varandra. Det gör att vi ofta avbryter det vi gör när en kollega ber om hjälp.

– Det är bra att hjälpa varandra. Men inte om det blir på bekostnad av våra egna arbetsuppgifter.

Samma sak sker ofta när någon bjuder in oss till ett möte. Man tackar ja, fast man egentligen inte vill eller har tid. Och det är svårt att säga nej, särskilt om det är chefen som kallar.

– Ett mer positivt sätt är att fråga vad man ska förbereda och vad de förväntar sig av just dig. Kanske inser den som bjudit in dig att du inte behöver vara med.

Ta kommando över din tid
Stress kommer ofta från brist på planering. Men även om du planerar allt perfekt, ingår du förmodligen i ett sammanhang där andra också vill åt din tid.

– Om vi bara har möten i våra kalendrar, är det inte vi som planerar vår tid, utan andra, säger Ingrid Hegg. Boka in tid för dina uppgifter och för pauser. Att ha kontroll över vår arbetssituation gör att vi slappnar av, blir bättre på våra jobb och fattar bättre beslut.

Det finns en rad planeringsverktyg som hjälper oss att strukturera vår tid, men de fungerar bara om vi använder dem på rätt sätt. Att se inkorgen som en att göra-lista är det bästa sättet att inte ta kontroll över vår tid.

– Gör en tydligt att göra lista. Ta reda på vad som förväntas av dig, istället för att gissa, göra fel eller överarbeta en uppgift. Fråga hellre en gång till.

Ingen hinner med att göra allt. Då är det bättre att vara tydlig mot sig själv och andra med vad man gör och inte gör.

– Skriv en ”att inte göra-lista”. Ibland måste man välja bort för att hinna.

Ett annat tips är att göra en längre planering.

– Ta en stund i slutet av veckan och gå igenom kommande vecka. Då slipper du överraskningar i sista minuten.

Slösa inte din bästa tid på mejl och morgonmöten
Olika tider på dygnet passar olika människor. Men hjärnan är ändå piggast och mest strukturerad på morgonen, så det är då man ska ta tag i svåra och komplexa uppgifter.

– Att gå igenom mejl eller att ha möten på morgonen är att slösa med hjärnkapacitet, säger Ingrid Hegg.

Har man gjort färdigt de svåra sakerna är det lättare att släppa fokus på de egna uppgifterna och vara mer öppen för andras problem. Det är då man ska ha mötena.

– När hjärnan är lite trött och avslappnad är den bättre på att göra oväntade kopplingar. Därför är det lättare att vara kreativ på eftermiddagen.

Tänk på vad du gör
Att förändra sina vanor är jobbigt. Men det ger väldigt mycket.

– Fundera över det du gör. Prioritera det som tillför värde, stäm av, reflektera och utvärdera. Ge dig själv tid att skapa hållbara vanor som hjälper dig genom hela arbetslivet.

 

Dela i sociala medier

Scroll to Top