Fyra vanliga problem med tidrapportering
- så kan de undvikas

En effektiv och tillförlitlig tidrapportering är en av grundstenarna för att bygga ett företag med god lönsamhet – en självklarhet för de flesta. Men fel utfört kan tidrapporteringen också orsaka problem, oavsett vilket tidrapporteringssystem man använder. Vi listar de vanligaste problemen och ger tips på hur de kan undvikas.

Multitasking förvirrar för tidredovisningen
Multitasking sänker produktiviteten rejält. Enligt en rapport från American Psychological Association får du 40 procent mindre gjort när du hoppar mellan olika arbetsuppgifter istället för att fokusera på en i taget. En annan nackdel med multitasking är svårigheten att rapportera tid. Många som multitaskar har svårt att veta hur tiden spenderats när det ska tidrapporteras, vilket gör rapporteringen otillförlitlig.

En bra lösning, som är lättare sagd än gjord, är att helt enkelt utföra en sak i taget från början till slut. Tidrapportera på specifika uppgifter som ”tasks” och ”to-dos”, dela upp större uppgifter i mindre delmoment och håll koll på Projekttavlan så att du inte har för många påbörjade uppgifter samtidigt. Genom att stämpla in på en uppgift när den påbörjas och stämpla ut när den är klar så kommer tidrapporteringen också att stämma på minuten.

Tekniken funkar inte när det ska tidsredovisas
Har du tagit steget till en digital tidrapportering? Bra! Men fel val av teknik riskerar att äta upp hela den digitala tidsvinsten. Se till systemet som används är användarvänligt och fungerar väl ihop med övriga digitala verktyg som företaget använder. Är t ex tidrapporteringssystemet kopplat och integrerat med bokföringssystem som Visma och Fortnox så går det överföra fakturaunderlag med ett knapptryck, utan någon manuell arbetsinsats.

Ett annat exempel är kopplingen mellan tidredovisningen och lönesystemet. När tekniken fungerar som den ska så kan man importera lönedata från tidredovisningen till lönesystemet och spara många arbetstimmar av manuellt arbete.

Fel saker tidrapporteras
Alla tidrapporterar, siffrorna stämmer, arbetsbelastningen är lagom – men ändå känns resultaten inte rätt. När ett nytt system för tidredovisning implementeras så skapas olika aktiviteter som ska rapporteras av medarbetarna. Olika projekt sätts upp och inom dessa kan medarbetarna rapportera vilka typer av arbetsuppgifter som utförts. Informationen ligger sedan till grund för viktiga affärskritiska data som mätning av debiteringsgrad, projektens lönsamhet, andelen möten och intern tid, frånvaro och mycket mer. Tillsammans ges en god bild av hur verksamheten går och vad som kan göras bättre.

Alla fördelar beskrivna ovan förutsätter en korrekt utförd tidrapportering. Men även om alla tidrapporterar rätt efter förutsättningarna så kan det bli fel. Ett vanligt misstag är att ha för många överlappande kategorier så att samma typer av arbetsuppgifter rapporteras på olika ställen. Om två medarbetare projektlett och skrivit varsin rapport så kanske den ena tidrapporterar det som projektledning och skribentuppdrag och den andra som researcharbete och konsultarbete. Resultatet blir då svårt att analysera. Ett annat problem är att ha för få kategorier så att informationen blir för generell, eller att ha olika ”övrigt-kategorier” som lätt tenderar att bli överrapporterade och användas som ”slask” när inget annat passar.

Lösningen är, som så ofta annars, tydliga rutiner och instruktioner för vilket arbete, hur det ska rapporteras och var.

Alla tidrapporterar inte
Tidredovisning för alla projekt ger mängder av värdefull kunskap om projektbudget, medarbetarnas arbetsbelastning, vilka typer av projekt som ska prioriteras respektive undvikas, och så vidare. Men om inte alla hjälps åt och rapporterar korrekt riskerar ledningen att ta beslut på felaktig information, vilket kan få stora konsekvenser för företaget. Alla kommer inte vara lika entusiastiska och duktiga på att rapportera sin tid, men utan en viss grundnivå faller mycket av nyttan bort.

När medarbetare inte fyller i sina tider är det lätt att timmar tappas bort och inte faktureras. Och när det tidrapporteras för sällan, kanske en gång i veckan eller månaden, kan problem med kassaflödet uppstå eftersom tiden mellan utfört arbete och fakturering blir för lång. Snabb rapportering ger även värdefull realtidsdata på vilka projekt som är mer eller mindre lönsamma.

Slarv med tidrapporteringen kan även slå tillbaka på medarbetaren själv när det är dags för lön. Den som inte rapporterar avvikelser som semester, sjukfrånvaro, resor och utlägg riskerar antingen att få för lite pengar eller för mycket och bli återbetalningsskyldig. Det leder även till onödigt och tidsödande administrativt efterarbete, som drabbar både den som sköter lönerna och medarbetaren.